Une instruction ministérielle du 17 juin 2021 a instauré de nouvelles obligations relatives aux contrats de prévoyance / santé et au formalisme de leur mise en place.
En tant qu’employeur, vous devez donc vous assurer du respect de ces obligations afin de ne pas perdre le bénéfice de l’exonération sociale des cotisations patronales de prévoyance et frais de santé.
Cette vérification doit se faire sur le contrat de prévoyance/frais de santé mis en place avec l’organisme assureur, mais également sur la décision unilatérale ayant instauré ce régime collectif de frais de santé et de prévoyance.
Concrètement, vous devez vérifier que les garanties contenues dans ce contrat sont conformes avec les nouvelles dispositions :
LE MAINTIEN DES GARANTIES PENDANT LA SUSPENSION DU CONTRAT DE TRAVAIL
Le contrat doit prévoir le maintien des garanties pour les salariés en suspension de contrat de travail avec versement d’un revenu de remplacement par l’employeur :
- Maintien, total ou partiel, de salaire ;
- Indemnités journalières complémentaires financées au moins pour partie par l’entreprise qu’elles soient versées directement par l’entreprise ou pour son compte par l’intermédiaire d’un tiers ;
- Revenu de remplacement au titre de l’activité partielle ou l’activité partielle de longue durée (APLD) ou de toute période de congé rémunérée par l’employeur (reclassement, mobilité, etc.).
Vous avez dû recevoir un courrier informatif de votre assureur vous confirmant cette conformité. Si ce n’est pas le cas, nous vous invitons à vous rapprocher de ce dernier pour valider cette conformité.
UNE DEFINITION DES CATEGORIES OBJECTIVES CADRES ET NON-CADRES
Les contrats qui désignent une catégorie de salariés bénéficiaires doivent respecter les nouvelles définitions des catégories objectives de cadres et non-cadres qui ont été actualisés afin de tenir compte de la fusion AGIRC-ARRCO en 2019.
Il convient dorénavant de se référer aux articles 2.1 et 2.2 (anciennement articles 4 et 4bis de la CCN du 14 mars 1947) de l’accord national interprofessionnel du 17 novembre 2017 relatif à la prévoyance des cadres.
Pour rappel, les salariés relevant de l’article 36 de l’annexe 1 de la CCN du 14 mars 1947 ne sont pas visés dans l’accord national interprofessionnel du 17 novembre 2017. En conséquence, ils ne peuvent pas être intégrés dans la catégorie objective des cadres.
Même si une période transitoire est mise en place jusqu’au 31 décembre 2024 concernant cette nouvelle définition, nous vous conseillons de faire cette mise à jour dès à présent.
Vous avez dû recevoir un courrier informatif de votre assureur vous informant de la mise à jour des catégories désignées dans votre contrat. Si ce n’est pas le cas, nous vous invitons à vous rapprocher de ce dernier pour valider cette conformité.
UNE MISE EN CONFORMITE DE LA DECISION UNILATERALE SANTE /PREVOYANCE
Une fois la vérification de votre contrat faite, il convient de s’assurer que la décision unilatérale ayant instauré le régime de santé / prévoyance respecte elle aussi ces deux nouvelles obligations.
Si ce n’est pas le cas, nous vous invitons à mettre la DUE en conformité.
Pour rappel la décision unilatérale de l’employeur (DUE) est un acte juridique permettant d’instaurer un régime collectif de frais de santé et de prévoyance au sein de votre entreprise afin d’être opposable à vos salariés et de vous permettre également de bénéficier d’un régime social et fiscal de faveur. Il vous appartient de prouver que vous avez bien remis l’information de dénonciation à chaque salarié par exemple via une liste d’émargement indiquant la date de la remise en main propre du courrier ou l’envoi d’un courrier recommandé avec accusé de réception.
Le respect de ces obligations sera vérifié par les services de l’URSSAF dans le cadre des contrôles opérés à compter de l’année 2023.
Nous sommes à votre disposition afin de vous accompagner pour la rédaction de votre décision unilatérale employeur (nos honoraires sont de l’ordre de 150 € HT).
Si vous souhaitez notre assistance, nous vous invitons à vous rapprocher du collaborateur social en charge de votre dossier et de lui transmettre la copie de votre contrat santé / prévoyance et/ou de son avenant de mise en conformité. Ce document nous est en effet indispensable pour pouvoir rédiger la décision unilatérale.
Vous avez des questions ? Votre collaborateur dédié est à votre entière disposition pour répondre à vos questions.
Cet article a été rédigé en décembre 2022. Nous vous rappelons que cette analyse est applicable à ce jour et ne prend pas en compte les éventuelles modifications, les données sont susceptibles de changer.
Circulaire rédigée par Valérie DEVROË-ROY – Associée Service Social & RH chez RUFF & ASSOCIES
