Dans le cadre de notre accompagnement, nous vous adressons une mise à jour de la synthèse des mentions obligatoires à faire figurer sur vos factures et/ou tout autre document commercial.
Nous attirons votre attention sur le non-respect de ces obligations, générant des amendes fiscales et administratives importantes.
LA FORME DE LA FACTURE
La facture doit être rédigée en langue française (Art. 2 de la Loi n° 94-665 du 4 août 1994) et établie en 2 exemplaires, dont l’original pour le client.
LA DATE DE LA FACTURE
La date à laquelle la facture est émise doit obligatoirement être mentionnée.
LE NUMERO DE LA FACTURE
Il s’agit d’un numéro unique pour chaque facture, qui est basé sur une séquence chronologique et continue, et doit apparaître sans rupture, une facture ne pouvant être supprimée. La numérotation peut éventuellement se faire par séries distinctes, si les conditions d’exercice le justifient.
Par exemple, avec un préfixe par année, ou par année et mois : si la dernière de janvier est la n° 2022-01-022, la première de février sera la n° 2022-02-023.
LA DATE DE LA VENTE OU DE LA PRESTATION DE SERVICES
Il s’agit de la date où est effectuée (ou achevée) la livraison des biens ou la prestation de service.
L’IDENTITE DU VENDEUR OU DU PRESTATAIRE DE SERVICES
Les informations suivantes doivent figurer sur la facture :
- Nom et prénom de l’entrepreneur individuel, suivi de la mention « Entrepreneur individuel » ou « EI » (voir précision particulière ci-dessous (*)
- La dénomination sociale de la société
- L’adresse du siège social et l’adresse de facturation (si différente)
- Le numéro Siren ou Siret
- La forme juridique et le montant du capital social (pour les sociétés)
- Le numéro RCS et ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants)
- Le numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation (pour les artisans).
L’IDENTITE DE L’ACHETEUR OU DU CLIENT
Les informations suivantes se doivent d’être présentes sur la facture :
- La dénomination sociale (ou nom pour un particulier)
- L’adresse du client (sauf opposition pour un particulier)
- L’adresse de livraison
- L’adresse de facturation (si différente du siège social).
LE NUMERO DU BON DE COMMANDE
Le numéro du bon de commande est obligatoire s’il a été émis préalablement par l’acheteur.
LE NUMERO D’IDENTIFICATION A LA TVA
Il s’agit du numéro d’identification à la TVA du vendeur, composé de 13 caractères :
Préfixe alphabétique identifiant l’état (France = FR) + clé informatique de 2 chiffres + numéro SIREN.
Cette mention n’est, en théorie, pas obligatoire pour les factures dont le montant hors taxe est inférieur ou égal à 150 € HT. Néanmoins, il est préférable de l’indiquer afin d’éviter une omission en cas de dépassement de seuil.
LE NUMERO D’IDENTIFICATION DE TVA OPERATIONS HORS DE FRANCE
Pour les opérations réalisées entre professionnels (« B to B »), rajouter les mentions suivantes :
Opérations intracommunautaires (dans l’UE) :
- Si livraison de biens : « exonération de TVA, article 262 ter, I du CGI » – Autoliquidation TVA
- Si prestation de service : « exonération de TVA, article 283-2 du CGI » – Autoliquidation TVA
Opérations extracommunautaires (hors UE) :
- Si livraison de biens : « TVA non applicable, article 262 1° du CGI »
- Si prestation de service : « TVA non applicable, article 259-1 du CGI »
Dans les deux cas, la facture ne doit pas mentionner de TVA (ni taux ni montant) mais uniquement le montant HT.
Pour les opérations intracommunautaires réalisées avec un non assujetti (« B to C »), prendre contact avec nos équipes.
LA DESIGNATION ET LE DECOMPTE DES PRODUITS ET SERVICES RENDUS
La nature, marque, et référence des produits doivent être mentionnés ainsi que les matériaux fournis et la main d’œuvre pour les prestations.
De même, la dénomination précise, la quantité, le prix unitaire hors taxe et le taux de TVA, ainsi que les éventuelles remises et autres rabais, doivent apparaitre.
LE PRIX CATALOGUE
Il s’agit du prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis.
LE TAUX DE TVA LEGALEMENT APPLICABLE
Si différents taux de TVA s’appliquent, ils doivent apparaître clairement par lignes. 0086B1
L’EVENTUELLE REDUCTION DE PRIX
Sont concernés ici les rabais, ristournes, et remises à la date de vente ou de la prestation de service, à l’exclusion des opérations d’escompte non prévues sur la facture.
LA TVA, SOMME TOTALE A PAYER HORS TAXE (HT) ET TOUTES TAXES COMPRISES (TTC)
Bien évidemment, les montants hors taxe, TVA et toutes taxes comprises doivent apparaitre obligatoirement sur la facture.
LES INFORMATIONS SUR LE PAIEMENT
Doivent obligatoirement figurer :
- La date à laquelle le paiement doit intervenir ou le délai de paiement
- Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé
- Les taux de pénalités en cas de non-paiement à la date inscrite sur la facture
- L’indemnité forfaitaire due en cas de retard de paiement (40 €).
L’EXISTENCE ET LA DUREE DE LA GARANTIE LEGALE DE CONFORMITE DE DEUX ANS POUR CERTAINS BIENS
Depuis le 1er juillet 2021, les documents de facturation doivent mentionner l’existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans minimum, pour les catégories de biens déterminés par le décret n° 2021-609 du 18 mai 2021.
Ce décret exclut les biens vendus dans le cadre d’un contrat conclu à distance ou hors établissement.
D’autres mentions doivent être inscrites sur la facture selon les cas particuliers suivants :
- Le vendeur ou prestataire de services est membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée :
Ajouter la mention : « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ».
- Le vendeur a un régime de franchise de TVA :
Ajouter la mention « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts ».
- Dans les entreprises de BTP, le sous-traitant ne déclarant plus la TVA, c’est l’entreprise principale (donneur d’ordre) qui la déclare et la récupère (mécanisme d’autoliquidation) :
Ajouter la mention : « autoliquidation de la TVA » et indiquer qu’il s’agit d’un montant hors taxe.
- Les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire :
Ajouter la mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité.
- (*) Dans le cas d’une entreprise individuelle, la mention « entrepreneur individuel » ou initiales « EI », instaurée par le décret n°2022-725 du 28 avril 2022, doit figurer sur tous les documents commerciaux, à savoir (liste non exhaustive) :
- Bons de commandes / devis / bons de livraisons
- Contrats de prestations de services / CGV / toutes correspondances
- Factures
- Comptes bancaires dédiés à l’activité (moyens de paiement, RIB et relevés bancaires)
En l’absence de la mention « entrepreneur individuel » ou « EI », l’entreprise s’expose à une amende de 4e classe d’un montant de 750 €.
SANCTIONS
Toute infraction aux règles de facturation est sanctionnée par les amendes suivantes :
- Amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte, sans pour autant excéder le quart du montant de la facture ;
- Amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale.
(En cas de réitération de la faute dans un délai de deux ans à compter de la première sanction, cette amende administrative peut être doublée).
Vous avez des questions ? Votre collaborateur dédié est à votre entière disposition pour répondre à vos questions.
Cet article a été rédigé en décembre 2022. Nous vous rappelons que cette analyse est applicable à ce jour et ne prend pas en compte les éventuelles modifications, les données sont susceptibles de changer.
Circulaire rédigée par Muriel LENCHANTIN – Responsable de Portefeuille Comptable chez RUFF & ASSOCIES
