La mondialisation et la hausse des relations d’affaires à l’internationale impliquent qu’une part croissante d’employeurs soient amenés à organiser des déplacements professionnels pour leurs salariés.
Par définition temporaire et ponctuelle, la mission à l’étranger se définie comme un déplacement de courte durée n’excédant pas 3 mois durant lequel le salarié est amené à se rendre en dehors du territoire national.
L’organisation d’un tel déplacement, qui ne doit pas se confondre avec une situation de détachement (plus de 3 mois) ou d’expatriation soumis à des règles spécifiques, implique pour l’employeur de respecter certaines formalités obligatoires préalables.
Les démarches préalables obligatoires incombant à l’employeur :
- Information préalable de l’organisme de Sécurité sociale :
Dès lors que l’employeur envisage une mission à l’étranger (hors UE et EEE) pour l’un de ses salariés pour une durée n’excédant pas 3 mois, il doit en informer au préalable l’organisme de Sécurité sociale compétent.
Pour ce faire, l’employeur complète et adresse à l’organisme de Sécurité sociale dont il dépend le CERFA n°60-3351 intitulé « Avis de mission professionnelle à l’étranger ».
Cette déclaration permet au salarié d’éviter d’avoir à avancer des frais supplémentaires en cas de soins médicaux réalisés durant sa mission à l’étranger.
- S’informer sur les conditions de voyage et le pays d’accueil :
L’employeur doit assurer la santé et la sécurité de l’ensemble de ses salariés. A ce titre, avant d’envoyer un salarié en mission à l’étranger, l’employeur devra se renseigner sur les conditions d’accueil du pays concerné (sécurité, situation géopolitique, conditions sanitaires…).
Ainsi, selon le pays d’accueil, l’employeur devra s’interroger sur la nécessité de solliciter une autorisation spécifique de travail ou encore de procéder à une éventuelle déclaration préalable à la mission auprès du pays d’accueil. Si une telle formalité n’est pas nécessaire en cas de mission dans le ressort de l’Union européenne, il en sera autrement dans un pays hors UE.
A titre d’exemple, en cas de mission aux Etats-Unis, une autorisation électronique de voyage dénommée ETSA devra être sollicitée.
Afin de déterminer les règles applicables au pays d’accueil hors UE, le ministère des Affaires Etrangère met à disposition un site internet dédié aux Conseils aux Voyageurs.
S’agissant de la prise en charge des frais de santé, en cas de mission réalisée dans le cadre de l’UE, il conviendra de rappeler au salarié la nécessité de solliciter la délivrance d’une carte européenne d’assurance maladie (CEAM).
En cas de voyage hors UE, seuls les soins urgents et imprévus pourront être pris en charge par l’assurance maladie lors du retour en France. Aussi, certains Etats ont signé des accords de sécurité sociale avec la France afin d’évoquer le traitement des soins médicaux lors de tels voyages. Il sera donc recommandé de contacter au préalable la CPAM afin de d’assurer de l’existence ou non de tels accords en cas de mission hors UE qui permettrait d’éviter d’avancer des soins rendus nécessaires et urgents.
- Information préalable du salarié :
Le déplacement professionnel à l’étranger de courte durée n’implique pas de solliciter l’accord préalable du salarié au moyen de la signature d’un avenant à son contrat de travail.
En effet, dès lors qu’un tel déplacement s’inscrit dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, le voyage d’affaires ne constitue pas une modification du contrat de travail de sorte que le salarié ne peut le refuser.
Néanmoins, la mise en œuvre d’un tel déplacement impliquera, à minima, de respecter un délai de prévenance suffisant lequel sera plus ou moins important selon la durée du voyage et l’éloignement géographique de celui-ci.
- Souscrire une assurance déplacement professionnel à l’étranger :
Bien que non obligatoire, il est fortement recommandé aux employeurs de souscrire une assurance couvrant le déplacement professionnel du salarié à l’étranger.
En effet, de telles assurances auront notamment pour vocation de couvrir le salarié contre les éventuels surcoûts liés aux frais médicaux, la prise en charge de frais supplémentaires de voyage en cas de retards ou annulations de transports, le rapatriement médical, la prise en charge du salarié en cas de perte ou de vol de ses effets personnels.
Rappelons que l’employeur est garant à l’égard de ses salariés d’une obligation de santé et de sécurité de sorte qu’une telle assurance lui permettra de s’assurer d’une couverture et protection optimale du salarié en mission à l’étranger.
La prise en charge des frais de mission :
Par définition, le salarié ne doit supporter aucune dépense liée à l’exercice de son activité professionnelle.
A cet effet, l’organisation d’une mission professionnelle à l’étranger impliquera de prendre en charge tous les frais de transport, logement et repas du salarié.
Lorsque le salarié est amené à faire l’avance de ces frais, l’employeur devra procéder aux remboursements de ces derniers soit en procédant au remboursement des frais réels sur présentation des justificatifs, soit par le versement d’allocations forfaitaires selon les barèmes fixés par l’URSSAF pour les grands déplacements.
Le remboursement des frais de grands déplacements à l’étranger sera exonéré de cotisations sociales dès lors que l’employeur sera en mesure de démontrer que ces indemnités sont destinées à compenser des dépenses supplémentaires de repas et de logement. Cela sera nécessairement le cas dès lors que le salarié sera dans l’impossibilité de regagner chaque jour sa résidence habituelle.
Le temps de travail du salarié en mission à l’étranger :
Rappelons que constitue du temps de travail effectif le temps durant lequel le salarié a l’obligation de se tenir à la disposition de l’employeur, doit se conformer à ses directives et ne peut vaquer librement à des occupations personnelles.
Lorsqu’un salarié est affecté à une mission temporaire à l’étranger, des questions peuvent se poser s’agissant du temps de travail ouvrant droit à rémunération.
Concernant tout d’abord le temps de déplacement professionnel pour se rendre à l’étranger, ce dernier ne sera pas rémunéré comme du temps de travail effectif dès lors que le salarié n’a pas à effectuer une prestation de travail et à se conformer aux directives de l’employeur durant celui-ci.
Néanmoins, dès lors que ce temps de trajet dépasse le temps normal de trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail du salarié, il devra faire l’objet d’une contrepartie soit sous forme de repos, soit financière. A défaut de dispositions contractuelles ou conventionnelles en la matière, cette contrepartie est fixée par l’employeur.
Concernant le temps passé par le salarié à l’étranger durant son temps libre, celui-ci ne sera pas considéré comme étant du temps de travail effectif de sorte qu’aucune rémunération ne sera due. En effet, par définition durant ce temps libre, le salarié pourra vaquer librement à ses occupations et ce, même s’il ne peut pas regagner son domicile.
Nous restons à votre entière disposition pour tout renseignement complémentaire que vous souhaiteriez voir préciser.
Cet article a été rédigé en novembre 2024. Nous vous rappelons que cette analyse est applicable à ce jour et ne prend pas en compte les éventuelles modifications, les données sont susceptibles de changer.
Cet article a été rédigé par RUFF & ASSOCIÉS
