Transposant une Directive européenne relative aux conditions de travail, la Loi 2023-171 du 9-3-2023 est venue encadrer les informations que l’employeur doit communiquer au salarié lors de son embauche.
Un Décret devait venir préciser les modalités d’exécution de cette obligation d’information qui pèse sur l’employeur. C’est chose faite depuis la parution du Décret 2023-1004 en date du 30 octobre 2023.
Aussi, afin de vous permettre de connaître les contours de votre nouvelle obligation, RUFF & ASSOCIÉS, cabinet d’expertise comptable et de conseil, vous proposons un récapitulatif des principales nouveautés en la matière.
1 – Quelles sont les informations à communiquer au salariés lors de l’embauche ?:
Depuis le 1er novembre 2023, chaque employeur doit communiquer au salarié, lors de son embauche, une liste d’informations dans le but de lui assurer des
conditions de travail transparentes et prévisibles.
On peut lister 14 thématiques faisant l’objet de cette information :
- Identité des parties ;
- Lieu(x) de travail et, si elle est distincte, l’adresse de l’employeur ;
- Intitulé du poste, fonctions, catégorie socioprofessionnelle ou catégorie d’emploi ;
- Date d’embauche ;
- Durée et conditions de la période d’essai* ;
- Eléments constitutifs de la rémunération, sa périodicité et modalités de paiement* ;
- Durée du travail ou conditions de l’aménagement du temps de travail mis en place* ;
- Droit à la formation* ;
- Durée du congé payé ou modalité de calcul de cette durée* ;
- Pour les embauches en CDD, la date du terme du contrat ou sa durée ;
- Pour les salariés temporaires : identité de l’entreprise utilisatrice ;
- Procédure à appliquer en cas de cessation du contrat de travail* ;
- Conventions et accords collectifs applicables dans l’entreprise ;
- Régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié, la mention des contrats de protection social complémentaire dont le salarié bénéficie collectivement et conditions d’ancienneté*.
*La communication de ces mentions pourra être remplacée par un renvoi aux dispositions légales, réglementaires et conventionnelles applicables.
2 – Dans quel délai l’employeur doit-il remplir cette obligation ? :
Le délai dans lequel l’employeur doit remplir son obligation dépend de la nature de l’information concernée :
> 7 jours calendaires à compter de l'embauche
> 1 mois à compter de l'embauche
3 - Quelle forme doit prendre l'information communiquée par l'employeur ? :
Les informations relatives à l’embauche du salarié devront lui être communiquées au format papier par tout moyen permettant d’y conférer une date certaine.
Ainsi, dans la pratique, cet écrit pourra notamment prendre la forme d’une annexe au contrat de travail pour les mentions n’y figurant pas déjà.
Il sera également possible de favoriser une transmission de cette communication de manière électronique à condition que :
- Le salarié dispose d’un accès électronique ;
- Les informations puissent être imprimées et enregistrées ;
- L’employeur conserve un justificatif de la transmission ou de la réception de ces informations.
4 – Qu’en est-il des salariés embauchés avant le 1er novembre 2023 ? :
S’agissant des salariés déjà en poste au 1er novembre 2023, il est prévu qu’ils pourront solliciter à tout moment la communication des éléments liés à l’embauche dont ils n’auraient pas eu connaissance lors de leur embauche.
Dans ce cas, l’employeur devra y répondre dans les mêmes délais et formes que pour les salariés nouvellement embauchés.
5 – Le cas particulier des salariés amenés à se rendre à l’étranger ? :
L’obligation d’information qui pèse sur l’employeur depuis le 1er novembre 2023 est renforcée s’agissant des salariés amenés à se rendre à l’étranger pour une durée supérieure à 4 semaines consécutives.
Ainsi, outre les informations générales à l’embauche listées ci-avant, l’employeur devra également communiquer au salarié les éléments suivants :
- Pays dans lequel le travail à l’étranger est effectué, ainsi que la durée prévue ;
- Devise servant au paiement de la rémunération ;
- Les avantages en espèces et en nature liés aux tâches concernées ;
- Les renseignements indiquant si le rapatriement est organisé et, s’il l’est, conditions de rapatriement du salarié.
L’ensemble de ces informations devront être communiquées au salarié avant son départ.
Cet article a été rédigé en décembre 2023. Nous vous rappelons que cette analyse est applicable à ce jour et ne prend pas en compte les éventuelles modifications, les données sont susceptibles de changer.
Nous restons à votre entière disposition pour tout renseignement complémentaire que vous souhaiteriez voir préciser.
