Une réforme qui révolutionne les méthodes de gestion des entreprises : la facturation électronique

Prévue pour 2024, La généralisation de la facturation électronique arrive à grands pas, et il est désormais nécessaire pour toutes les entreprises de se pencher sur ce sujet afin de se préparer et de s’adapter au mieux aux  nouvelles procédures à mettre en place.

1 – QU’EST-CE QUE LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE ?

La facture électronique est un terme qui est couramment utilisé à mauvais escient : transformation d’une facture papier à un format numérique. En réalité, une facture électronique est un support permettant de dématérialiser l’émission, la transmission et la réception de factures entre les entreprises. Elle se différencie de la facture au format pdf ou papier par son contenu, elle devra présenter une base de données structurée.

Pour quelles raisons a-t-elle été mise en place ?

Cette réforme a été instaurée pour répondre à certaines problématiques, qui concernent principalement deux types d’acteurs : les entreprises et l’État.

L’utilité de cette réforme du point de vue des entreprises :

• Réduire drastiquement les coûts alloués au traitement de la fonction financière: cette dématérialisation va permettre aux employés de minimiser la durée de traitement pour chaque facture reçue ou générée.
• S’informer en temps réel de la santé financière de sa structure : les dirigeants auront accès à l’instant T à tous les flux et pourront avoir une meilleure visibilité de la trésorerie et du résultat notamment.

Les avantages pour l’État :

• Une diminution significative des dépenses déclaratives: avec potentiellement un remplissage préétabli des déclarations fiscales.
• Un renforcement notable de la prévention et de la lutte contre la fraude à la TVA.

À qui s’adresse-t-elle ?

Cette réforme donne lieu à deux obligations qui ne s’appliqueront pas simultanément à tous :

• L’obligation d’e-invoincing: qui contraint à émettre des factures sous un format électronique tel que la factur-x (un des formats homologués qui permettent d’accéder à la fois à un fichier format PDF et XML) pour toutes les entreprises assujetties à la TVA.

• L’obligation d’e-reporting: qui consiste à déposer les données de facturation à l’administration fiscale via une plateforme publique.

Pour savoir dans quel cas de figure on se trouve, il faut se poser la question suivante : « suis-je assujetti à la TVA ? »

Deux réponses possibles :

• Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA: vous n’avez aucune obligation

• Si vous êtes assujetti à la TVA: il faut déterminer le profil des tiers avec qui vous échangez, en d’autres termes, qui sont vos clients ?
  • Si vos clients sont des entreprises assujetties à la TVA et exerçant en France, l’obligation d’e-invoincing est applicable.
  • Si vos clients sont des particuliers ou qu’ils sont assujettis à la TVA mais exercent en dehors du territoire national, l’obligation d’e-invoicing n’est pas applicable. En revanche, l’obligation d’e-reporting est exécutoire.

Quelle est la procédure à suivre ?

Dès lors que votre entreprise est soumise à l’obligation d’e-invoicing, plusieurs cas de figure sont envisageables.

Si vous ne possédez pas de plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), qui n’est autre qu’un prestataire privé permettant d’émettre et de recevoir des factures électroniques tout en étant certifié par l’État, mais que vous êtes en possession d’un outil dématérialisé (OD), la méthode sera la suivante :

• Émettre la facture de vente.
• La transmettre à la plateforme publique de facturation (PPF)
• Cette dernière pourra, grâce à son annuaire central, redistribuer les factures aux clients et aux fournisseurs.

Si vous bénéficiez d’une plateforme de dématérialisation partenaire, le schéma sera le suivant :

• Émettre la facture de vente.
• La transmettre à sa plateforme PDP.
• Cette dernière pourra ensuite la distribuer avec les tiers correspondants.

Ces deux plateformes sont somme toute très similaires, si ce n’est que la plateforme PPF est gratuite et offre donc des services limités.

À partir de quand sera-t-elle effective ?

Pour mieux appréhender cette réforme, il est primordial de connaître les dates de mise en exécution.

• Le 1^er juillet 2024 : toutes les entreprises devront être en possession d’un outil qui puisse recevoir les factures électroniques. Pour les grandes entreprises, l’émission de facture électronique devra être mise en place.
• Le 1^er janvier 2025 : toutes les entreprises de taille intermédiaire seront contraintes d’établir des factures électroniques.

• Le 1^er janvier 2026 : toutes les entreprises, sans exception devront être en mesure d’émettre des factures électroniques.

2 – QUELLES VONT ÊTRE LES CONSÉQUENCES ?

Cette réforme engendre des modifications notables pour l’ensemble des acteurs.

Les changements notables au sein de l’entreprise

Ces nouveaux processus d’exécution permettront aux entreprises de réduire considérablement la durée de traitement des informations et par conséquent les coûts qui y sont consacrés. Désormais, l’information sera traitée instantanément, ce qui permettra donc aux dirigeants, de s’attarder davantage sur le développement de l’entreprise plutôt qu’à  la gestion.

L’évolution des relations externes à l’entreprise

Grâce à cette réforme, les échanges de factures émises à destination des clients ou fournisseurs pourront être traités plus rapidement.

En effet, une fois le document reçu par le client il pourra valider ou faire remonter immédiatement une erreur de facturation. Cette dernière pourra être traitée dans des délais notablement plus courts. Ce nouveau processus instaurera une certaine fluidité, ce qui aura inévitablement un impact sur le délai des paiements.

Du point de vue de l’administration fiscale, elle permet de limiter la fraude à la TVA puisqu’elle pourra récolter en temps réel  les flux générés par les entreprises, même celles n’étant pas concernées par l’obligation d’e-invoicing.

Il n’est pas improbable qu’une fois les déclarations faites à l’administration fiscale, un pré-remplissage les déclarations de TVA soit mise en place, avec la possibilité de modifier au besoin.

On suppose également que l’administration fiscale, grâce à sa vision globale de l’état de santé des entreprises, puisse adapter ses procédés d’aide aux entreprises au besoin.

3 – QUELLES RECOMMANDATIONS POUR S’ACCOMMODER AU MIEUX ?

Pour se préparer au mieux à cette réforme, nous avons établi certaines recommandations :

• Vérifier son fonctionnement interne en auditant notamment sa fonction comptable. Un constat actuel de la gestion de l’entreprise est primordial, il permettra de connaître la nature de l’émission des factures ou savoir si l’on a recours à un progiciel de gestion intégré par exemple.

• Une fois le constat établi, il faut pouvoir s’adapter aux besoins.
  • Si l’on possède un ERP ou un OD: il va falloir se rapprocher de l’éditeur pour le questionner sur une potentielle mise à jour du logiciel.
  • Si l’entreprise n’est pas équipée d’un ERP ou d’un OD : il va falloir se munir d’un logiciel adapté à cette réforme.

• Une fois la décision prise, la formation des équipes est nécessaire pour appréhender au mieux ce changement.

• Envisager une réorganisation en interne, en mettant en place des chaînes de validation des documents électroniques.

• Faire le choix de sa plateforme de facturation électronique. Si les outils déjà utilisés en interne permettent, in fine, de recevoir et d’émettre des factures électroniques, il n’est pas nécessaire d’avoir recours à une plateforme PDP.
  A contrario, les entreprises pourront choisir la plateforme la plus adaptée à leurs besoins. Pour choisir au mieux sa plateforme PDP, il faut s’assurer de la facilité d’usage et des services apportés.

Quelques mots de vocabulaire :

• Outil de dématérialisation (OD): donne la possibilité de dématérialiser une facture

• Plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) : un prestataire privé permettant d’émettre et recevoir des factures électroniques tout en étant certifié par l’État

• Portail public de facturation (PPF): une plateforme qui propose une gestion minimale des factures électroniques pour toutes les TPE ne disposant pas de PDP)

 Regardez notre webinaire à ce sujet en cliquant ici.