Nous n’aurons de cesse de mentionner que la crise a bouleversé nos habitudes au travail. Travailler de chez soi n’est plus une option pour la sécurité de chacun. Néanmoins, le caractère humain tend à manquer, la proximité se veut partielle… Pour cela, les entreprises ont opté pour la digitalisation de leur process afin de conserver un minimum de lien et de cohésion.
Qu’en est-il de l’intégration des nouveaux talents ?
Accueillir, former et intégrer à distance s’avère un véritable défi. Une étape de l’expérience-collaborateur à ne pas négliger, car elle constitue sa première impression en tant que salarié de votre entreprise. Seulement voilà, malgré le fait que le contact humain se révèle l’ingrédient « magique » de la réussite d’une belle intégration, il n’en demeure qu’un élément à prohiber au vu de la crise sanitaire. Comment pallier à ce manque sans détériorer l’expérience-collaborateur ? Voici quelques bonnes pratiques :
#1 Gardez le contact
Saviez-vous que l’intégration débute avant le jour J ? Effectivement, du moment où le candidat vous a fourni son accord pour rejoindre votre entreprise, il débute son parcours-collaborateur. Nous ne sommes pas encore dans le « onboarding » mais dans le « pré-boarding ». Par exemple, il peut s’agir de l’envoi d’un mail à J-7 pour rassurer le/la futur(e) salarié(e) et le/la prévenir que son équipe l’attend avec impatience. Au sein de Ruff & Associés, nous menons cette action en lui mentionnant à quoi va ressembler sa première journée (présentation, déjeuner en équipe, etc.) et en lui stipulant le nom de la personne qui va gérer son intégration s’il/elle a des questions.
#2 Déroulez-lui le tapis rouge
Tout est une question d’anticipation. Qui n’est jamais arrivé dans une entreprise sans ordinateur attribué ou même sans bureau ? Une bien belle image de marque employeur réduite à néant dès la première journée. Il est nécessaire de dresser une sorte de « kit du nouvel entrant » comprenant l’ensemble du matériel utile à sa prise de poste, ainsi que les tutoriels de prise en main des outils. N’hésitez pas non plus à lui communiquer les coordonnées des membres clés de l’organisation (contacts RH / Informatique, etc.) ainsi qu’un bref rappel des informations de base (horaires, mutuelle, etc.). Le petit plus ? Un goodies ! Un bloc-notes aux couleurs de votre société, un stylo avec votre slogan, une tasse avec votre logo… Chez Ruff & Associés, cela se passe comme ça !
#3 Communiquez, communiquez et… communiquez
La crise nous a permis une (meilleure) prise en main des outils digitaux collaboratifs tels que Teams, Slack, etc. Une démarche qui vous permettra de communiquer en toute proximité (virtuelle) avec le nouvel arrivant. Par exemple, votre Département des Ressources Humaines peut convenir d’un point rapide téléphonique pour échanger sur ses premières impressions, recueillir ses feedbacks et axes d’amélioration. Bien sûr, il est également possible d’envisager des rencontres virtuelles avec chaque équipe sous format « online coffee » – bien entendu, cela dépendra de la taille de votre entreprise (un organigramme pourra être le bienvenu) !
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#4 Embarquez les équipes
Tout ne tourne pas autour du nouvel arrivant. Bien au contraire, une intégration réussie, comme nous l’avons vu, passe par l’anticipation. Matériel mais aussi humaine ! Il est essentiel de prévenir les collaborateurs de l’arrivée de ce nouveau talent en amont ou au moins le jour J. Certaines entreprises mettent en place un système de parrainage afin que le nouvel arrivant ait un référent opérationnel avec lequel échanger comme bon lui semble. Une petite annonce sur Intranet, un mail fournissant des informations du type « il aime / il n’aime pas » pour tisser des liens… Autant d’actions que nous mettons en place au sein de notre Cabinet pour un maximum de proximité et de cohésion – malgré la distance.
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#5 Fournissez une projection
Quand on arrive en entreprise, il est facile de se perdre entre les prénoms des collaborateurs, les documents à fournir aux RH, les présentations, etc. Il peut paraître enfantin pour certains de planifier les premières semaines d’un nouvel entrant avec des rendez-vous, des listes des tâches, etc. Mais à distance, la solitude peut vite s’installer, et on peut vite se sentir perdu(e), voire « abandonné(e) ». Le Manager doit se rendre disponible pendant les premières semaines et être attentif(ve) au bien-être du salarié. En termes de canal de communication, n’hésitez pas à opter pour des outils visio à la place de simples mails qui peuvent créer un sentiment de frustration / d’incompréhension.
Des initiatives dont vous pouvez vous inspirer tout en les adaptant à la taille de votre organisation et à votre culture. Encore une fois, il est essentiel de ne pas négliger ce point pour le bien-être du nouvel arrivant, de votre équipe… et aussi de votre marque employeur.
Et vous, quelles sont vos bonnes pratiques?
Cet article a été rédigé en mars 2021. Nous vous rappelons que cette analyse est applicable à ce jour et ne prend pas en compte les éventuelles modifications, les données sont susceptibles de changer.
Auteur : Anne Pestel, Manager Communication & Marketing @Ruff&Associé
